Zapytanie Ofertowe Gastronomia FDJ

ZAPYTANIE OFERTOWE

 

Zapytanie dotyczy wynajmu placu (na wyłączność) podczas organizacji imprezy artystyczno – rozrywkowej: „Festiwal dwóch jezior” w dniach 12-14.07.2024 r., plac przy Promenadzie Jeziora Raduń, ul. Chłodna w Wałczu. 

 

Wałeckie Centrum Kultury zaprasza Państwa do złożenia oferty na wynajem placu (wyłączność) na organizację i prowadzenie strefy gastronomicznej wraz z ogródkiem piwnym w czasie trwania imprezy masowej artystyczno – rozrywkowej: „Festiwal dwóch jezior” w dniach 12-14.07.2024 r. na placu wyznaczonym przy Promenadzie Jeziora Raduń w Wałczu. 

 

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na zorganizowaniu i prowadzeniu strefy gastronomicznej, strefy grillowej, strefy food trucków oraz ogródka piwnego:

a) właściwe oznakowanie i zabezpieczenie ogródka piwnego

b) organizacja zaplecza gastronomiczno – handlowego, z uwzględnieniem zróżnicowanego menu, w tym dań i posiłków wegetariańskich, 

c) zapewnienie: 

• 100 kompletów ławo – stołów (100 stołów piwnych oraz 200 ławek)

• wykupienia w Urzędzie Miejskim w Wałczu jednorazowego zezwolenia na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych

• rozstawienia stoisk na terenie realizacji imprezy wyłącznie w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym

• obsługi porządkowej terenu usługi gastronomicznej oraz ogródka piwnego w trakcie imprezy oraz bezpośrednio po jej zakończeniu

• zachowania ładu i porządku terenu usług gastronomicznych w trakcie imprezy i bezpośrednio po jej zakończeniu, 

• przestrzegania przepisów dot. zakazu spożywania napojów o zawartości alkoholu powyżej 4,5% na terenie objętym usługą gastronomiczną (ogródek piwny)

• przestrzegania zakazu sprzedaży napojów w opakowaniach wykonanych ze szkła, które wykorzystane niezgodnie z ich przeznaczeniem mogą stanowić zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego

• posiadania podręcznego sprzętu gaśniczego ustawionego przy punktach gastronomicznych

• zapewnienia porządku i bezpieczeństwa przebiegu imprezy oraz Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych

• zabezpieczenia we własnym zakresie okablowania do miejsca z urządzeniami elektrycznymi (przewody odpowiadające wymogom BHP i warunkom techniczno-elektrycznym)

• zabezpieczenia we własnym zakresie agregatu prądotwórczego pokrywającego  całkowite zapotrzebowanie na energię elektryczną

 

Oferta powinna zawierać:

• nazwę i adres Oferenta

• propozycję menu, z uwzględnieniem zróżnicowanego menu, w tym dań tradycyjnych i posiłków wegetariańskich,

• ceny poszczególnych propozycji z menu

• ceny proponowanych piw

• proponowaną wysokość wpłaty określonej kwoty netto plus stawka VAT za prowadzenie garmażerki oraz ogródka piwnego  podczas imprezy artystyczno-rozrywkowej (termin wpłaty do 1 czerwca 2024 r.)

• dane osoby upoważnionej do bieżących kontaktów z organizatorem imprezy oraz telefon kontaktowy

 

Termin i miejsce wykonania zamówienia:

12-14.07.2024 r. na placu przy Promenadzie Jeziora Raduń. Oferent ma być przygotowany do otwarcia stoisk na godz. 14.00 w dniu 12 lipca 2024 r.

 

Teren realizacji zamówienia określa zamawiający.

 

Informacje dodatkowe:

• na wykonanie usługi opisanej powyżej zostanie zawarta umowa wynajmu placu na wyłączność.

• oferent składając swoją propozycję oświadcza tym samym, iż posiada wszelkie wymagane koncesje i zezwolenia, które są wymagane do prowadzenia jego działalności, będzie je posiadał przy sobie w dniu imprezy, w tym wymagane zaświadczenia sanitarne,

• zamawiający oświadcza, że nie ma wpływu na funkcjonowanie sklepów, kawiarni itp. w sąsiedztwie placu planowanej imprezy

• Oferta musi zostać złożona w zaklejonej kopercie

 

Sposób oceny ofert

Oferty zostaną ocenione wg kryterium:

• proponowana wysokość wpłaty (za wyłączność) prowadzenia garmażerki, strefy food trucków, oraz ogródka piwnego podczas imprezy określone w kwocie netto plus podatek VAT,

• proponowane ceny garmażerki i piwa określone w kwocie netto plus podatek VAT

• zapewnienie: 100 kompletów ławo – stołów (100 stołów piwnych oraz 200 ławek)

• różnorodność oraz rodzaj proponowanego asortymentu, 

• wizualizacje stoisk, 

• wrażenie estetyczne,

• referencje, opinie dokumentujące doświadczenie w zakresie świadczonych usług 

 

Procedura – Sposób sporządzenia oferty:

1. Ofertę w wersji papierowej w zaklejonej kopercie z napisem „Zapytanie ofertowe” należy dostarczyć do Wałeckiego Centrum Kultury, Plac Zesłańców Sybiru 3, 78-600,  do dnia 11.04.2024 r. do godz. 13.00 (liczy się data złożenia oferty)

2. Rozpatrzenie ofert nastąpi do 16.04.2024 r.

3. Oferty złożone po terminie lub niespełniające wymogów formalnych nie będą rozpatrywane. 

Wszelkich dodatkowych informacji udzieli – Malwina Babiracka tel. 517307704, 

adres email: organizacja@wckwalcz.pl 

 

Postanowienie końcowe:

1. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zobowiązany jest do zawarcia umowy w terminie 30 dni od daty ogłoszenia wyników zapytania przez Zamawiającego (informacja zostanie przekazana telefonicznie, pisemnie lub elektronicznie).

2. W przypadku nieprzystąpienia do zawarcia umowy. Zamawiający wezwie do zawarcia umowy kolejnego oferenta, który zaproponował najlepszą ofertę za wyłączność usługi.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury zapytania ofertowego.